Huddle coaching dilemma
Wij halen mensen uit het overleg. En dat voelt ongemakkelijk.
Toen we bij Respellion begonnen, waren we één kleine huddle. Een groepje mensen dat de organisatie draaiend hield door rollen op zich te nemen met de activiteiten die nodig waren. De structuur is gebaseerd op Holacracy, maar in de praktijk leunen we steeds meer op Sociocracy 3.0, omdat dat model ons meer vrijheid geeft om het pragmatisch in te richten.
Inmiddels zijn we ruim twintig softwareontwikkelaars. En nog steeds zitten we in principe met z’n allen in één huddle, die één keer per maand samenkomt voor een werkoverleg en een roloverleg. Daar bespreken we de operationele zaken, de inrichting van de organisatie, en we spreken tensions (of spanningen) uit: het verschil tussen hoe het nu gaat en hoe het zou moeten gaan om je rol goed te kunnen vervullen.
Die huddle doet nog iets anders. Het is ook de groep waarin we elkaar feedback geven op ontwikkeling en bijdrage, elke twee maanden, op basis van een persoonlijk ontwikkelplan. Dat werkt alleen als je elkaar echt kent en je veilig voelt.
En daar zit mijn probleem. Twintig man is te groot voor dat tweede. Maar het is ook te groot voor het eerste: een deel van de ontwikkelaars heeft minder ambitie om een rol te vervullen. Zij zitten in een overleg waar ze vooral informatie halen. Dat is niemand kwalijk te nemen, maar kan wel zonde zijn van ieders tijd.
Om dat probleem aan te pakken gaan we het volgende proberen: kleine, vaste huddles van vier tot vijf mensen, met een huddlecoach als facilitator. Die groep blijft het hele jaar hetzelfde, zodat er echt binding ontstaat. En daarnaast een kleiner werkoverleg, met vooral de mensen die rolverantwoordelijkheid dragen, die vervolgens terugkoppelen naar hun huddle.
Nu het ongemakkelijke deel.
Een van onze bijdrage-elementen is wat je bijdraagt aan het invullen van een rol. Wie geen rol draagt, levert op dat punt minder bijdrage. Dat is gewoon zo, en dat mag. Maar je accepteert er wel de consequentie van, ook in hoe collega’s naar je bijdrage kijken. Ik vind dat eerlijk, want het is een onderdeel van het fundament van Respellion. Ik vind het ook spannend om zo op te schrijven.
En het tweede bezwaar is nog groter: lijkt dit niet gewoon op hiërarchie die we introduceren? Een kleinere kring, met coaches erboven?
Dat mag het niet worden. Bijdrage mag verschillen, maar het recht om een tension in te brengen niet. Iedereen kan die zelf in onze tooling zetten, altijd met een voorstel erbij. De huddlecoach moet daar altijd voor openstaan en zo veel mogelijk vrij van oordeel te werk gaan. En de rolverantwoordelijke moet in het werkoverleg actief uitgedaagd worden of er tensions liggen, of dingen anders belegd moeten worden. Als die route dichtslibt, is dit plan mislukt.
Wat ik nog niet weet is wie de huddlecoach aanwijst, en wat we doen als de klik er niet is. Een vaste groep is veilig, tot hij dat niet is. Ik ga feedback uit de huddles ophalen, maar hoe precies, daar ben ik nog niet uit.
En dan de vraag die me het meest bezighoudt. Hoe weten we over een half jaar of dit gewerkt heeft? Meer tensions, of juist minder? Diepere gesprekken? Een korter overleg zonder dat mensen zich buitengesloten voelen? Ik vind niet dat ik daar in mijn eentje over ga.
Dus: waar zou jij naar kijken?